Addendum de protection des données

Version 2.0 — En vigueur le 7 septembre 2026.

Préambule

Le présent addendum fait partie intégrante des Conditions d'utilisation de Lutra. Il encadre le traitement des données personnelles que l'École confie à Pierrick Charlebois, faisant affaire sous Alces Informatique.

Il se compose de deux parties :

le corps, qui décrit les engagements d'Alces Informatique et s'applique à toutes les Écoles, quel que soit leur pays ;
une annexe régionale, qui rattache ces engagements au cadre juridique applicable à l'École.

En cas de divergence, l'annexe régionale prévaut sur le corps.

En cochant la case d'acceptation lors de la création de son espace, l'École accepte le présent addendum. L'acceptation est consignée sous forme électronique et vaut écrit.

Partie I — Corps

1. Parties et rôles

L'École détermine les finalités et les moyens du traitement. Elle demeure responsable envers les personnes concernées et conserve l'autorité sur les données.

Alces Informatique, entreprise individuelle enregistrée au Québec (Canada), éditrice de Lutra, traite les données pour le compte de l'École, uniquement selon ses instructions et aux fins prévues ci-dessous.

Selon la juridiction, ces rôles portent des noms différents (responsable et prestataire, contrôleur et sous-traitant, business associate, etc.). L'annexe régionale précise la terminologie applicable. La substance des engagements demeure la même.

Alces Informatique n'acquiert aucun droit de propriété sur les données traitées.

2. Objet et finalités

Alces Informatique traite les données aux seules fins suivantes :

permettre à l'École de gérer ses effectifs, ses horaires et ses présences ;
permettre aux enseignants mandatés de consulter et de gérer les dossiers des élèves qui leur sont assignés ;
permettre le suivi pédagogique par les enseignants mandatés ;
assurer le fonctionnement, la sécurité et le soutien technique du service.

Aucun usage secondaire n'est autorisé. Les données ne sont pas utilisées à des fins de recherche, de statistiques, de développement de produit, de démonstration, de publicité, ni pour l'entraînement de modèles d'apprentissage automatique. Elles ne sont ni vendues, ni louées, ni échangées.

Alces Informatique ne traite les données que sur instruction documentée de l'École, sauf obligation légale à laquelle elle serait tenue, auquel cas elle en informe l'École dans la mesure permise par la loi.

3. Catégories de données traitées

Identification de l'élève : nom, prénom, date de naissance
Coordonnées : courriel, téléphone, adresse (le cas échéant)
Coordonnées du parent ou tuteur, lorsque l'élève est mineur
Données d'inscription : instrument, niveau, enseignant assigné, statut
Horaires, présences et absences
Contenu pédagogique produit par l'enseignant : annotations, travaux assignés, répertoire, notes de suivi

Lutra n'est pas conçu pour recevoir de données sensibles — notamment de santé, biométriques, d'origine ethnique, de convictions religieuses ou d'opinions politiques. L'École s'engage à ne pas en verser dans le service. Aucun champ n'est prévu pour de telles données ; les champs de suivi restent toutefois libres, et rien n'empêche techniquement d'y écrire un renseignement sensible. Il revient à l'École de ne pas le faire.

4. Cloisonnement et minimisation

L'espace. Lorsque l'École relie Lutra à un système externe, les données importées sont écrites dans l'espace de l'École qui fournit la clé d'accès. Cet espace reçoit l'ensemble du roster accessible par cette clé. Sans clé fournie par l'École, il n'y a pas d'import.

L'autorité. L'administration de l'École a accès aux données de son espace.

La portée par enseignant. Chaque enseignant n'accède qu'aux élèves qui lui sont assignés par l'École. Cette portée est appliquée à la lecture, à chaque requête, par un point d'autorisation côté serveur — et non par un filtrage côté client, ni par une sélection au moment de l'import.

5. Localisation des données

Les données au repos — comptes, dossiers d'élèves, horaires, contenu pédagogique — sont hébergées sur une infrastructure exploitée directement par Alces Informatique, située au Québec, Canada. Aucun hébergeur cloud public ne les détient.

L'infrastructure n'est pas exposée directement à Internet : l'accès transite par un tunnel authentifié, sans port entrant ouvert.

Tiers intervenant dans l'acheminement. Deux prestataires interviennent, strictement pour le transport, sans conserver de copie durable des données à leurs propres fins :

Cloudflare, Inc. (États-Unis) — achemine le trafic entre Internet et le serveur d'Alces Informatique (service de noms de domaine et tunnel réseau) et assure le routage des courriels reçus aux adresses du domaine. Le trafic est déchiffré à l'infrastructure de Cloudflare avant d'atteindre le serveur ; Cloudflare peut donc techniquement accéder au contenu des requêtes en transit.
Resend (États-Unis) — achemine les courriels transactionnels émis par Lutra : vérification d'adresse courriel, réinitialisation de mot de passe et notification d'approbation de compte. Les données transmises se limitent à l'adresse du destinataire, à l'objet et au contenu du message.

Alces Informatique n'a recours à aucun autre sous-traitant ultérieur ayant accès aux données personnelles. Si cela devait changer, l'École en serait informée au préalable et pourrait s'y opposer en résiliant le service sans pénalité.

Les implications de cette localisation pour l'École sont précisées à l'annexe régionale applicable.

Systèmes tiers choisis par l'École. Lorsque l'École relie à Lutra un système externe qu'elle a choisi, ce système demeure sous sa responsabilité. Alces Informatique n'assume aucune responsabilité quant à l'hébergement, à la localisation ou aux pratiques de ce fournisseur. Il appartient à l'École de vérifier la conformité de sa propre relation avec lui, y compris tout transfert international.

6. Mesures de sécurité

Alces Informatique met en œuvre des mesures appropriées compte tenu de la sensibilité des données et de l'état de l'art :

chiffrement des communications entre les appareils et le serveur ;
mots de passe stockés hachés (Argon2id), jamais en clair ni sous une forme réversible ;
secrets d'accès aux services tiers stockés côté serveur uniquement, jamais renvoyés par l'API ni exposés à un client ;
aucune exposition directe du serveur à Internet ;
authentification individuelle des utilisateurs ;
contrôle d'accès appliqué côté serveur, et non uniquement à l'affichage ;
journalisation des accès ;
sauvegardes régulières, soumises aux mêmes protections que les données d'origine.

7. Confidentialité

Alces Informatique, ainsi que toute personne agissant pour son compte, est tenue à la confidentialité des données traitées, pendant la durée du service et après sa fin.

8. Droits des personnes concernées

L'École demeure l'interlocuteur des personnes concernées pour l'exercice de leurs droits — accès, rectification, effacement, portabilité, opposition, selon ce que prévoit son droit applicable.

Alces Informatique assiste l'École dans un délai raisonnable, et sans frais, pour donner suite à une telle demande : extraction, correction ou suppression des données détenues. Si une demande lui est adressée directement, elle la transmet à l'École sans y répondre elle-même.

Lorsque des données proviennent d'un système externe dont l'École est la source, une correction effectuée dans ce système se propage à Lutra à la synchronisation suivante.

Une disparition n'est pas traitée comme une suppression. Un élève qui n'apparaît plus dans le roster source est marqué comme absent et retiré des surfaces courantes ; ses données sont conservées. Lutra ne peut pas distinguer une suppression décidée par l'École d'une synchronisation incomplète, et ne détruit rien sur cette seule base. La suppression définitive passe par une demande de l'École (article 10).

9. Violations de données

En cas de violation de données personnelles, Alces Informatique avise l'École sans délai indu, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance.

L'avis comprend la nature de la violation, les catégories et le volume approximatif de données et de personnes concernées, les conséquences probables, les mesures prises et les mesures recommandées.

L'École demeure responsable de l'évaluation du risque, de la tenue de son registre, et des notifications à son autorité de contrôle et aux personnes concernées, selon son droit applicable.

10. Durée, conservation et suppression

Le présent addendum s'applique tant que l'École utilise Lutra.

Conservation. L'historique pédagogique — annotations, progression, répertoire travaillé — est conservé pour la continuité de l'enseignement : un élève qui reprend après une interruption retrouve son travail, et un enseignant garde le fil de ce qu'il a bâti. Cette conservation court tant que le compte est actif. Aucune durée n'est fixée d'avance, parce que la finalité est la continuité et non l'archivage pour lui-même.

Suppression sur demande. L'École, ou la personne concernée par l'intermédiaire de l'École, peut demander la suppression à tout moment en écrivant à [email protected]. Le traitement est fait à la main et la demande est honorée dans un délai de 30 jours.

Sauvegardes. Une suppression demandée est appliquée immédiatement aux systèmes actifs. Les sauvegardes d'infrastructure, elles, sont conservées selon la politique de rétention de l'hébergement : elles existent pour rétablir le service après un incident, et non pour conserver des données au-delà de ce qui est décrit ici. Les suppressions demandées sont réappliquées après toute restauration — une donnée supprimée ne réapparaît pas parce qu'une sauvegarde a été restaurée.

Fin du mandat. À la fin du service, ou sur demande écrite de l'École :

l'École peut demander une copie de ses données ; elle lui est transmise dans un délai de 30 jours, par le même traitement manuel ;
Alces Informatique cesse de conserver les données dont l'École est responsable. Cette obligation découle de l'article 18.3 et se distingue de la conservation décrite ci-dessus : elle porte sur les données de l'École, non sur celles que l'enseignant a produites pour son propre usage ;
une confirmation écrite de suppression est transmise sur demande.

Lorsqu'un lien entre l'École et un enseignant est rompu, l'accès de cet enseignant aux dossiers concernés cesse immédiatement.

Aucune copie n'est conservée à d'autres fins.

11. Audit et démonstration de conformité

Alces Informatique met à la disposition de l'École, sur demande raisonnable, les informations nécessaires pour démontrer le respect des présents engagements : description de l'architecture, mesures de sécurité, localisation, journal des versions du présent addendum.

Compte tenu de la taille de l'organisation, cette obligation prend la forme d'une réponse documentée écrite plutôt que d'un audit sur place.

12. Obligations de l'École

L'École s'engage à :

ne verser dans Lutra que les données nécessaires aux finalités décrites ;
disposer d'une base légale valide pour la communication de ces données, selon son droit applicable ;
désigner clairement les enseignants mandatés et retirer promptement ceux qui ne le sont plus ;
mentionner dans sa politique de confidentialité qu'elle a recours à des prestataires pour la gestion de ses activités ;
obtenir, lorsque requis, les consentements nécessaires auprès des personnes concernées ou de leurs parents ;
protéger les identifiants d'accès qu'elle détient, y compris toute clé d'accès à un système tiers qu'elle fournit à Alces Informatique. Cette clé demeure la propriété de l'École : elle peut être remplacée à tout moment dans Lutra, et révoquée à tout moment auprès du fournisseur tiers.

13. Élèves disposant de leur propre compte

Un élève peut être représenté dans Lutra sans compte d'utilisateur. Il constitue alors une donnée de l'École, couverte par le présent addendum.

Un élève peut aussi obtenir son propre compte Lutra. Il devient alors utilisateur du service, sous ses propres conditions d'utilisation et sa propre base légale, distincte du présent addendum.

Lorsque l'élève n'a pas atteint l'âge du consentement numérique applicable dans sa juridiction, le consentement d'un parent ou tuteur est requis. Cet âge est précisé à l'annexe régionale.

14. Modification

Alces Informatique peut modifier le présent addendum. Toute modification substantielle est portée à l'attention de l'École, qui doit l'accepter pour continuer à utiliser le service.

Chaque acceptation est consignée : compte, version du document, date et heure, adresse IP, et empreinte cryptographique du texte accepté.

15. Droit applicable

Le présent addendum est régi par les lois du Québec et du Canada. Les tribunaux du district judiciaire de Laval, Québec, ont compétence exclusive.

Ce choix n'affecte pas les droits impératifs dont l'École ou les personnes concernées bénéficient en vertu du droit de leur propre juridiction, ni la compétence de leur autorité de contrôle.

Partie II — Annexes régionales

Annexe A — Québec, Canada

Cadre applicable : Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25.

Terminologie : l'École est le responsable ; Alces Informatique est un prestataire de services au sens de l'article 18.3. Le présent addendum constitue le mandat écrit exigé par cette disposition.

Forme de l'acceptation : l'acceptation électronique vaut écrit au sens de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (RLRQ, c. C-1.1).

Localisation : les données au repos demeurent au Québec. Le trafic réseau et les courriels transactionnels transitent par des prestataires situés aux États-Unis, décrits à l'article 5, sans conservation durable à leurs fins propres. L'incidence de ce transit sur l'obligation d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n'a pas été tranchée et doit être validée avant usage commercial élargi.

Violations : le délai d'avis à l'École est de 48 heures. L'École évalue le risque de préjudice sérieux, tient son registre d'incidents, et procède le cas échéant aux avis à la Commission d'accès à l'information et aux personnes concernées.

Âge du consentement : 14 ans. En deçà, le consentement est donné par le titulaire de l'autorité parentale ou le tuteur.

Langue : la version française du présent addendum fait foi.

Annexe B — Canada (hors Québec)

Cadre applicable : Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE / PIPEDA), ou la loi provinciale substantiellement similaire applicable.

Terminologie : l'École est l'organisation responsable ; Alces Informatique agit comme tiers traitant.

Localisation : les données au repos demeurent au Canada. Le trafic réseau et les courriels transactionnels transitent par des prestataires situés aux États-Unis, décrits à l'article 5.

Âge du consentement : aucun seuil légal fixe. Le consentement parental est requis lorsque l'élève n'est pas en mesure de comprendre la nature et les conséquences du traitement.

Annexe C — Espace économique européen et Royaume-Uni

[À compléter avant d'accepter des Écoles de ces territoires.]

Éléments requis : qualification contrôleur / sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, clauses obligatoires de l'article 28(3), encadrement du transfert vers le Canada, délai de notification de 72 heures, âge du consentement numérique variable selon l'État membre (13 à 16 ans), désignation éventuelle d'un représentant au sens de l'article 27.

Annexe D — États-Unis

[À compléter avant d'accepter des Écoles de ce territoire.]

Éléments requis : applicabilité de FERPA lorsque l'École reçoit des fonds fédéraux et exception « school official » ; COPPA pour les moins de 13 ans ; lois d'État sur les données scolaires ; lois d'État sur la vie privée des consommateurs le cas échéant.

Coordonnées

Alces Informatique
Responsable de la protection des données : Pierrick Charlebois
[email protected]

Document interne — rédigé sans révision juridique. À faire valider avant usage commercial élargi. Les annexes C et D doivent être complétées avant toute inscription en provenance de ces territoires.

Version 2.0 — 7 septembre 2026.

Data Protection Addendum

Version 2.0 — Effective September 7, 2026. The French version prevails.

Preamble

This addendum forms an integral part of the Lutra Terms of Service. It governs the processing of the personal information that the School entrusts to Pierrick Charlebois, doing business as Alces Informatique.

It consists of two parts:

the body, which describes Alces Informatique's undertakings and applies to all Schools, whatever their country;
a regional schedule, which connects those undertakings to the legal framework applicable to the School.

In the event of a discrepancy, the regional schedule prevails over the body.

By checking the acceptance box when creating its space, the School accepts this addendum. Acceptance is recorded in electronic form and constitutes a writing.

Part I — Body

1. Parties and roles

The School determines the purposes and means of the processing. It remains accountable to the individuals concerned and retains authority over the data.

Alces Informatique, a sole proprietorship registered in Québec (Canada), publisher of Lutra, processes the data on behalf of the School, solely in accordance with its instructions and for the purposes set out below.

Depending on the jurisdiction, these roles bear different names (person in charge and service provider, controller and processor, business associate, etc.). The regional schedule specifies the applicable terminology. The substance of the undertakings remains the same.

Alces Informatique acquires no ownership right over the data processed.

2. Purpose and purposes of processing

Alces Informatique processes the data solely for the following purposes:

to allow the School to manage its enrolment, its schedules and its attendance;
to allow mandated teachers to consult and manage the records of the students assigned to them;
to allow pedagogical follow-up by mandated teachers;
to ensure the operation, security and technical support of the service.

No secondary use is authorized. The data is not used for research, statistics, product development, demonstration or advertising purposes, nor for training machine-learning models. It is neither sold, nor rented, nor exchanged.

Alces Informatique processes the data only on the School's documented instructions, except where bound by a legal obligation, in which case it informs the School to the extent permitted by law.

3. Categories of data processed

Student identification: last name, first name, date of birth
Contact details: email, telephone, address (where applicable)
Contact details of the parent or guardian, where the student is a minor
Enrolment data: instrument, level, assigned teacher, status
Schedules, attendance and absences
Pedagogical content produced by the teacher: annotations, assigned work, repertoire, follow-up notes

Lutra is not designed to receive sensitive data — in particular health, biometric, ethnic origin, religious belief or political opinion data. The School undertakes not to enter any into the service. No field is provided for such data; the follow-up fields are nonetheless free-form, and nothing technically prevents sensitive information from being written there. It falls to the School not to do so.

4. Compartmentalization and minimization

The space. Where the School connects Lutra to an external system, the imported data is written into the space of the School that supplies the access key. That space receives the whole roster reachable with that key. With no key supplied by the School, there is no import.

Authority. The School's administration has access to the data in its space.

Scope per teacher. Each teacher only accesses the students assigned to them by the School. That scope is applied on read, on every request, by a server-side authorization point — not by client-side filtering, and not by a selection made at import time.

5. Data location

Data at rest — accounts, student records, schedules, pedagogical content — is hosted on infrastructure operated directly by Alces Informatique, located in Québec, Canada. No public cloud host holds it.

The infrastructure is not directly exposed to the Internet: access transits through an authenticated tunnel, with no inbound port open.

Third parties involved in transmission. Two providers are involved, strictly for transport, without retaining a durable copy of the data for their own purposes:

Cloudflare, Inc. (United States) — routes traffic between the Internet and the Alces Informatique server (domain name service and network tunnel) and handles the routing of email received at the domain's addresses. Traffic is decrypted at Cloudflare's infrastructure before reaching the server; Cloudflare can therefore technically access the content of requests in transit.
Resend (United States) — routes the transactional email sent by Lutra: email address verification, password reset and account approval notification. The data transmitted is limited to the recipient's address, the subject and the content of the message.

Alces Informatique uses no other subsequent processor with access to personal information. Should that change, the School would be informed beforehand and could object by terminating the service without penalty.

The implications of this location for the School are set out in the applicable regional schedule.

Third-party systems chosen by the School. Where the School connects an external system of its choosing to Lutra, that system remains under its responsibility. Alces Informatique assumes no responsibility for the hosting, the location or the practices of that provider. It is up to the School to verify the compliance of its own relationship with it, including any international transfer.

6. Security measures

Alces Informatique implements measures appropriate to the sensitivity of the data and to the state of the art:

encryption of communications between devices and the server;
passwords stored hashed (Argon2id), never in clear text nor in any reversible form;
third-party service access secrets stored server-side only, never returned by the API nor exposed to a client;
no direct exposure of the server to the Internet;
individual authentication of users;
access control applied server-side, and not only at the display layer;
access logging;
regular backups, subject to the same protections as the original data.

7. Confidentiality

Alces Informatique, as well as any person acting on its behalf, is bound to confidentiality with respect to the data processed, for the duration of the service and after its end.

8. Rights of the individuals concerned

The School remains the point of contact for the individuals concerned in the exercise of their rights — access, rectification, erasure, portability, objection, as provided by its applicable law.

Alces Informatique assists the School within a reasonable time, and free of charge, in responding to such a request: extraction, correction or deletion of the data held. If a request is addressed to it directly, it forwards it to the School without answering it itself.

Where data comes from an external system of which the School is the source, a correction carried out in that system propagates to Lutra at the next synchronization.

A disappearance is not treated as a deletion. A student who no longer appears in the source roster is marked as absent and withdrawn from the current surfaces; their data is retained. Lutra cannot tell a deletion decided by the School from an incomplete synchronization, and destroys nothing on that basis alone. Definitive deletion goes through a request from the School (section 10).

9. Data breaches

In the event of a personal data breach, Alces Informatique notifies the School without undue delay, and at the latest within 48 hours of becoming aware of it.

The notice includes the nature of the breach, the categories and approximate volume of data and of individuals concerned, the likely consequences, the measures taken and the measures recommended.

The School remains responsible for assessing the risk, for maintaining its register, and for notifications to its supervisory authority and to the individuals concerned, in accordance with its applicable law.

10. Term, retention and deletion

This addendum applies for as long as the School uses Lutra.

Retention. Pedagogical history — annotations, progress, repertoire worked on — is retained for the continuity of teaching: a student who resumes after a break finds their work again, and a teacher keeps the thread of what they have built. That retention runs for as long as the account is active. No period is set in advance, because the purpose is continuity, not archiving for its own sake.

Deletion on request. The School, or the individual concerned through the School, may request deletion at any time by writing to [email protected]. Processing is done by hand and the request is honoured within 30 days.

Backups. A requested deletion is applied to the live systems immediately. Infrastructure backups are kept according to the hosting retention policy: they exist to restore the service after an incident, not to retain data beyond what is described here. Requested deletions are re-applied after any restoration — deleted data does not reappear because a backup was restored.

End of the mandate. At the end of the service, or upon written request from the School:

the School may request a copy of its data; it is provided within 30 days, through the same manual handling;
Alces Informatique ceases to retain the data for which the School is responsible. That obligation flows from section 18.3 and is distinct from the retention described above: it bears on the School's data, not on what the teacher produced for their own use;
written confirmation of deletion is provided on request.

Where a link between the School and a teacher is severed, that teacher's access to the records concerned ceases immediately.

No copy is retained for any other purpose.

11. Audit and demonstration of compliance

Alces Informatique makes available to the School, upon reasonable request, the information necessary to demonstrate compliance with these undertakings: description of the architecture, security measures, location, version log of this addendum.

Given the size of the organization, this obligation takes the form of a documented written response rather than an on-site audit.

12. Obligations of the School

The School undertakes to:

enter into Lutra only the data necessary for the purposes described;
have a valid legal basis for communicating that data, in accordance with its applicable law;
clearly designate mandated teachers and promptly remove those who are no longer mandated;
state in its privacy policy that it uses service providers for the management of its activities;
obtain, where required, the necessary consents from the individuals concerned or from their parents;
protect the access credentials it holds, including any access key to a third-party system that it provides to Alces Informatique. That key remains the property of the School: it can be replaced at any time within Lutra, and revoked at any time with the third-party provider.

13. Students holding their own account

A student may be represented in Lutra without a user account. They then constitute data of the School, covered by this addendum.

A student may also obtain their own Lutra account. They then become a user of the service, under their own terms of service and their own legal basis, distinct from this addendum.

Where the student has not reached the age of digital consent applicable in their jurisdiction, the consent of a parent or guardian is required. That age is specified in the regional schedule.

14. Amendment

Alces Informatique may amend this addendum. Any substantial amendment is brought to the School's attention, and the School must accept it in order to continue using the service.

Each acceptance is recorded: account, document version, date and time, IP address, and cryptographic fingerprint of the text accepted.

15. Governing law

This addendum is governed by the laws of Québec and of Canada. The courts of the judicial district of Laval, Québec, have exclusive jurisdiction.

This choice does not affect the mandatory rights that the School or the individuals concerned enjoy under the law of their own jurisdiction, nor the competence of their supervisory authority.

Part II — Regional schedules

Schedule A — Québec, Canada

Applicable framework: Act respecting the protection of personal information in the private sector (CQLR, c. P-39.1), as amended by Law 25.

Terminology: the School is the person carrying on an enterprise in charge; Alces Informatique is a service provider within the meaning of section 18.3. This addendum constitutes the written mandate required by that provision.

Form of acceptance: electronic acceptance constitutes a writing within the meaning of the Act to establish a legal framework for information technology (CQLR, c. C-1.1).

Location: data at rest remains in Québec. Network traffic and transactional email transit through providers located in the United States, described in section 5, without durable retention for their own purposes. The bearing of this transit on the privacy impact assessment obligation has not been settled and must be validated before broader commercial use.

Breaches: the notice period to the School is 48 hours. The School assesses the risk of serious injury, maintains its incident register, and where applicable proceeds with notices to the Commission d'accès à l'information and to the individuals concerned.

Age of consent: 14 years. Below that age, consent is given by the holder of parental authority or by the guardian.

Language: the French version of this addendum prevails.

Schedule B — Canada (outside Québec)

Applicable framework: Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA), or the substantially similar provincial law that applies.

Terminology: the School is the responsible organization; Alces Informatique acts as a third-party processor.

Location: data at rest remains in Canada. Network traffic and transactional email transit through providers located in the United States, described in section 5.

Age of consent: no fixed statutory threshold. Parental consent is required where the student is not in a position to understand the nature and consequences of the processing.

Schedule C — European Economic Area and United Kingdom

[To be completed before accepting Schools from these territories.]

Required elements: controller / processor qualification within the meaning of Article 28 GDPR, mandatory clauses of Article 28(3), framing of the transfer to Canada, 72-hour notification deadline, age of digital consent varying by Member State (13 to 16 years), possible designation of a representative within the meaning of Article 27.

Schedule D — United States

[To be completed before accepting Schools from this territory.]

Required elements: applicability of FERPA where the School receives federal funding and the "school official" exception; COPPA for those under 13; state student-data laws; state consumer privacy laws where applicable.

Contact

Alces Informatique
Data protection officer: Pierrick Charlebois
[email protected]

Internal document — drafted without legal review. To be validated before broader commercial use. Schedules C and D must be completed before any enrolment originating from those territories.

Version 2.0 — September 7, 2026.